登記手続においては、住民票を提出する手続きが多くあります。通常は日本に住んでいれば住所を証明するための書類として、「住民票」や「戸籍の附票」を使用しますが、海外在住の場合は住民票が取得できません。そのため、居住国の日本大使館や領事館で「在留証明書」を取得して現在の住所を証明することになります。
また、日本国内では取得できないため、不動産売買の決済等で来日する予定がある場合はその前に居住国で取得しておく必要があります。
「印鑑証明書」も海外在住ですと取得ができませんので、在留証明書と同じく居住国の日本大使館や領事館で「サイン（署名）証明」で申請者の署名（及び拇印）が確かに領事の面前でなされたことを証明してもらいます。
在留証明書とはなんですか？
外国に居住している日本人がどこに住所（生活の本拠）を有しているか、又は、どこに住所を有していたかをその地を管轄する在外公館が証明するものです。主に不動産登記、遺産相続、年金受給や日本の学校での受験手続きなどに使われます。証明する内容として現住所のほか、以下の事項を証明することも可能です。
①現住所の証明のほか、外国における「過去の住所から「現住所」までの変遷
※日本を出国した後に、当該外国で引っ越した場合などに記載します。
②（日本の）本籍地
※相続登記では「戸籍と同一人物であることの照合」が必要になるため、在留証明には本籍地の記載を含めて取得することが一般的です。
以下、在アメリカ合衆国日本国大使館のホームページより参照したものとなります。
形式1は住所証明のみ、形式２は住所証明＋外国における「過去の住所から「現住所」までの変遷を証明する書式です。
「提出理由」欄への記入についての記載例
- 不動産購入のため
- 不動産の登記名義人の住所変更登記のため
- 遺産分割協議のため（ご自身が相続する遺産はない場合）
- 相続手続のため（ご自身が相続する遺産がある場合）
「提出先」欄への記入についての記載例
- 法務局
- 司法書士
サイン（署名）証明とはなんですか？
日本に住民登録をしていない海外に在留している人に、日本の印鑑証明に代わるものとして日本での手続のために発給されるもので、申請者の署名（及び拇印）が確かに領事の面前でなされたことを証明するものです。
証明の方法は以下の2種類があり、どちらの証明方法にするかは提出先の意向によりますので、あらかじめ提出先に確認する必要があります。
形式1（合綴・貼付型）
在外公館が発行する証明書と申請者が領事の面前で署名した私文書を綴り合わせて割り印を行うものです。例えば遺産分割協議書などの対象書面と証明書を綴り合わせて割印を押す形式で相続登記で一般的に推奨されます。
※署名は領事の面前で行う必要がありますので、事前に署名をせずに大使館や領事館に持参します。
形式2（単独型）
申請者の署名を単独で証明するものです。
登記簿上の住所から現在の外国の住所までがつながらない場合
日本から海外へ出た場合、住民票は「〇〇国へ移転」「〇〇国△△州へ移転」といった記載となり、詳細な移転先の住所が記載されません。また、在留証明書にも前住所の記載はされないため、住所の繋がりが厳密には証明できないことになります。
こういう場合は「住所のつながりを証明できる書類は揃えることができませんが、私が本人で間違いありませんので登記手続きを受理してください」という上申書とサイン（署名）証明を付けることが実務上多くあります。その他にどんな書類が要求されるかは管轄法務局や居住している国等によっても変わるため、事前に管轄法務局に相談する必要があります。
なお、上申書には印鑑証明書を添付するのが通常ですが、海外在住の方は印鑑証明書が取得できませんので、署名（サイン）を証明する書類を代わりに添付します。署名証明書は居住国の日本大使館や総領事館で発行してもらいます。
また、訳文が必要となりますが、文書の認証や宣誓供述書の作成のみを職務とされている公証人（Notary Public）がいる国では、その人に署名を公証してもらうこともできます。